Рынок доставки бутилированной воды развивается сегодня очень активно, спрос на этот вид услуг постоянно растет. Для многочисленных компаний, занимающихся доставкой такой воды, правильный выбор программы является определяющим. В условиях жесткой конкуренции выигрывает тот, кто делает ставку на эффективную и, конечно же, прозрачную систему управления своим бизнесом. Более десятка компаний в России, занимающихся доставкой бутилированной воды, отдали предпочтение программе «Своя система». Огромный интерес к ней проявляют потенциальные партнеры из стран ближнего и дальнего зарубежья. Ее авторы – группа разработчиков из Набережных Челнов (Республика Татарстан). Мы готовы назвать 10 причин для установки на вашем предприятии программы «Своя система».

Причина первая: доверяй профессионалам. Группа разработчиков программ «Своя система» была организована в 1996 году на базе лаборатории вычислительной техники Камского политехнического института. Она занимается изучением бизнес-процессов, разработкой и внедрением систем управления предприятием с 1989 года. Кроме бизнес-решения «Доставка бутилированной воды” группа имеет огромный опыт построения систем управления для предприятий и холдинговых компаний мясоперерабатывающей, молочной, хлебобулочной и кондитерской отрасли, пивной промышленности, сельскохозяйственных предприятий, дистрибьюторов продукции.

Специалисты компании «Своя система» постоянно изучают новые подходы и технологии, активно внедряют достижения одних отраслей в другие. Такие подходы позволяют получать наибольший эффект и конкурентные преимущества еще неизвестные в данной отрасли.

Причина вторая: это не только программа, это построенная бизнес-система. Как подчеркнул руководитель этой группы Павел Яковлев: «Прежде чем разработать программу, мы детально изучили построение бизнеса в нескольких компаниях, занимающихся доставкой бутилированной воды. Затем разработали бизнес-схему управления такими предприятиями. После того, как была построена оптимальная система управления, мы под нее разработали программу, которая позволяет с наименьшими затратами и потерями управлять бизнесом. Это не просто программа, это готовое бизнес-решение управления компанией».

Причина третья: прозрачность бизнеса. С внедрением программы «Своя система» повышается прозрачность бизнеса. Руководитель получает сравнительный анализ поступления заявок, контролирует выполнение заявок и условий договоров с клиентами. Кроме того, имеет полную информацию по запасам продукции и оборудования, движению оборотной тары и по остаткам тары у клиентов в режиме реального времени. С внедрением системы ведется непрерывный контроль планов потребления воды клиентами на установленном в аренду оборудовании розлива воды.

«Своя система» позволяет работать с одними и теми же клиентами от лица нескольких предприятий с разными формами собственности. Причем она сама определяет, с каким предприятием есть договор и автоматически выбирает нужное предприятие. Если договор более чем с одним предприятием, то система информирует об этом диспетчера и предлагает выбрать предприятие, с которым существует договор и от которого будет произведена доставка. При необходимости система позволяет выгружать данные в соответствующие файлы для разных версий программы 1C бухгалтерия разных предприятий.

Проект позволяет вести учет доставки воды в нескольких видах разной оборотной тары одновременно, например, 10 и 19-литровые или разные 19-литровые бутыли с разной залоговой стоимостью. Ведется одновременно суммовой и количественный учет принятых от клиентов залогов за оборотную тару и сданное в аренду оборудование. Причем оборудование устанавливается по актам установки и демонтажа по инвентарным номерам оборудования.

Причина четвертая: оперативность получения информации. Диспетчер принимает заявки на компьютер в режиме реального времени и имеет при этом полную информацию по клиенту: текущую дебеторскую задолженность, все доставки и их оплату за последние 12 месяцев, движение оборотной тары, полученные залоги за тару и оборудование, установленное оборудование розлива воды, оплату клиентом аренды оборудования и выполнение планов потребления воды на установленное оборудование.

“Своя система” позволяет вести круглосуточный прием заявок одновременно несколькими диспетчерами. В день может приниматься несколько тысяч заявок и общий объем базы данных за несколько лет использования, может достигать сотен гигабайт. При этом руководитель в любой момент имеет полную информацию по каждому клиенту, предприятию и бизнесу в целом.

Программный продукт “Своя система” разработан в архитектуре “клиент-сервер” (SQL сервер).

Причина пятая: мы развиваемся вместе с партнерами. Внедрение системы – это не завершающий этап развития. «Мы постоянно сталкиваемся с новыми особенностями и проблемами наших партнеров, решаем их и в виде уже готовых решений предлагаем другим партнерам, — отметил П.Яковлев.- Кроме того, очень много решений в проект доставки бутилированной воды привносим из других видов бизнеса.

Оценка клиентов

М.Иванов, управляющий компании «Судогодская»:

— С программой диспетчеризации «Своя система» мы работаем с марта 2003 года. За все время ее установки не было ни одного сбоя. Любые необходимые изменения и дополнения, связанные с развитием нашей фирмы и изменением общей ситуации на рынке, вносятся разработчиками программы профессионально и оперативно.

О.Пехтерев, генеральный директор ООО «Вега-Трейдинг»:

— За время сотрудничества с разработчиками и программистами «Своей системы» мы получали все необходимые консультации и дополнения, исходя из конкретных задач, требующих корректировки из-за изменений требований рынка и пожеланий клиента. Гибкость программы – одно из основных достоинств «Своей системы».

Причина шестая: переход на активный способ продаж. В последнее время внедряется технология активных продаж: не надо ждать, когда клиент позвонит диспетчеру и сделает заказ. Система сама позволяет прогнозировать, когда у клиента закончится вода, позвонить ему и предложить привезти воду в удобное для компании день и время. Кроме этого используются автоматически создаваемые периодические заявки без подтверждения доставки, с подтверждением доставки и заявки по графику. К “Своей системе” может быть подключен “Электронный диспетчер”, который позволяет круглосуточно принимать заявки от клиентов без участия человека, дозваниваться до клиента и подтверждать периодические заявки, информировать клиента о нарушении условий выполнения договоров, просрочки оплаты и невыполнения планов потребления воды. Для работы торговых представителей могут использоваться PocketPC, на которых торговые представители имеют полную информацию о своих клиентах.

Причина седьмая: улучшение качества выполнения заявок. При приеме заявок от клиентов диспетчер получает полную информацию по остаткам воды, оборудования и сопутствующей продукции на складах предприятия с учетом ранее принятых заявок. При отсутствии продукции на складе диспетчер сразу может предложить другую аналогичную продукцию, имеющуюся в остатке. Плюс к этому построена система управления запасами остатков воды и сопутствующей продукции на складе. Система контролирует запасы, сроки выполнения заказов и предлагает размещение заказов у поставщиков для обеспечения нормативных запасов на складе.

Нормативные запасы периодически пересчитываются исходя из поступления заказов на доставку продукции и установку оборудования.

Оценка клиента

О.Пехтерев, генеральный директор ООО «Вега-Трейдинг»:

— Программа диспетчеризации доставки воды и сопутствующих товаров «Своя система» была установлена на нашем предприятии более года назад. За это время мы по достоинству оценили все ее преимущества и возможности. «Своя система» позволяет значительно повысить эффективность работы всех служб нашей компании – начиная с приемки и обработки заявок клиентов и заканчивая многоступенчатым учетом товарных остатков на складах. Возможности программы позволяют существенно экономить трудозатраты персонала, а также повышают точность работы с документацией, сводя к минимуму так называемый человеческий фактор и повышая тем самым доверие клиентов к компании.

Причина восьмая: сокращение ежедневных операционных издержек. С внедрением системы повышается эффективность работы сотрудников компании за счет автоматизации процесса контроля выполнения договоров с клиентами, подготовки пакетов документов клиенту. А именно: договоров на поставку воды, оборудования и сопутствующей продукции, приложений–планов потребления клиентом воды на устанавливаемое оборудование, товарно-транспортных накладных и счет-фактур на доставленные воду и оборудование, счет-фактур за аренду оборудования, актов монтажа и демонтажа оборудования.

Сейчас разрабатывается возможность одним нажатием кнопки формировать полный пакет соответствующих каждому партнеру пакетов документов к маршрутному листу.

В.Матвеев, руководитель компании «Аист»:

— Группа разработчиков программы «Своя система» в марте 2003 года провела в компании «Аист» консалтинг существующих на предприятии процессов и разработала новую схему системы управления. В результате на нашем предприятии были достигнуты следующие результаты:

автоматизирован процесс подготовки всего пакета документов взаимодействия с клиентом;

в несколько раз повысилась производительность труда диспетчеров;

реализован оперативный и достоверный учет по каждому клиенту на любой момент времени;

на 25% сократился общий пробег автотранспорта при обслуживании того же объема заявок;

появилась полная и достоверная картина движения оборотной тары;

ведется точная информация об остатках оборотной тары и залоговых суммах за тару у клиентов.

Причина девятая: полный контроль всех аспектов бизнеса. Руководитель контролирует все ключевые параметры бизнеса компании без привлечения сотрудников – это поступление и выполнение заявок, контроль оплаты доставок, движение оборотной тары и т.д. Также система позволяет параллельно вести доставку бутилированной воды одновременно от нескольких предприятий и контролировать их как единый бизнес. Ведется непрерывный учет движения продукции, оборудования и оборотной тары. Например, при получении водителем продукции и оборудования на складе, оно списывается со склада и закрепляется за водителем. После того, как водитель доставит заказ, примет деньги и оборотную тару, он передает заполненные маршрутные листы диспетчеру. При обработке листов диспетчер подтверждает принятую у клиентов оборотную тару, полученные залоги и деньги за заказы. Деньги и оборотная тара закрепляются за водителем. После сдачи им оборотной тары на склад, а денег — в кассу, соответствующие задолженности с водителя списываются и закрепляются за подразделениями. Иначе, если водитель не сдаст одну из бутылей или часть денег, то они в виде задолженности сохранятся за водителем. По аналогичной схеме производится учет всех схем движения продукции, оборотной тары, оборудования и запасных частей.

Постоянно фиксируются все редактирования и удаления документов пользователями системы. Всегда можно точно сказать кто, когда и во сколько редактировал или удалял какой документ.

Причина десятая: контроль и анализ сопутствующих бизнесу услуг и процессов. Помимо доставки воды, в проекте детально разработано направление по учету оборудования для розлива бутилированной воды: учет полученных залоговых сумм, учет аренды оборудования, учет ремонта оборудования (учет типов и стоимости ремонта и установленных деталей) и т.д.

В настоящее время разработана и проводится тестирование системы бюджетирования для бизнеса доставки бутилированной воды.

Готовое бизнес – решение, предоставляемое разработчиками группы «Своя система», для управления доставкой бутилированной воды отвечает большинству требований, выдвигаемых бизнесом для ежедневного контроля и управления, оптимизирует и сокращает документооборот вашей компании, позволяет экономить время сотрудников и получать дополнительную прибыль.